Comment gérer la flotte d’une entreprise ?

Comment gérer la flotte d’une entreprise ?

La gestion de flotte de véhicules d’entreprise est une branche à part entière dans la gestion d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle on engage une personne pour s’en occupe exclusivement. Mais même pour cette personne, c’est loin d’être une mince affaire. Pour gérer efficacement une flotte de véhicules et éviter au maximum les imprévus, la coordination est au cœur du métier. Alors, comment bien gérer la flotte de véhicules étant donné que c’est un paramètre qui influence directement l’efficacité opérationnelle d’une entreprise ? Voici nos conseils !

Logiciel de gestion de flotte

La clé d’une gestion efficace des véhicules d’une entreprise passe forcément à travers un logiciel de gestion de flotte. Gérer sa flotte avec un outil comme Webfleet permet de centraliser toutes les données liées aux véhicules du déplacement aux entretiens en passant évidemment par les données de conducteurs. Avec autant d’informations sur une même interface, le travail du gestionnaire sera un véritable jeu d’enfant.

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L’avantage avec ce type d’outil c’est qu’avec ces informations centralisées, le gestionnaire aura plus de facilité à prendre des décisions. Il aura aussi un meilleur aperçu pour ainsi optimiser l’utilisation des ressources de la flotte.

Outre cette capacité de centralisation, un logiciel de gestion de flotte offre aussi la possibilité de planifier et les itinéraires et les entretiens. Évidemment, on peut aussi surveiller la consommation de carburant de chaque véhicule pour mieux décider des modèles à replacer lors du renouvellement de la flotte. Bref, on peut pratiquement tout faire depuis un logiciel de gestion de flotte. Mais on n’ira pas pour autant jusqu’à dire qu’on peut aussi y réparer les véhicules.

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Planification des déplacements

L’efficacité de la gestion de flotte passe aussi à travers la gestion des déplacements. Il est très important d’optimiser les trajets pour accélérer les livraisons et minimiser les attentes. L’objectif est de gagner du temps et économiser en carburant. Pour cela, il est aussi possible d’utiliser un logiciel de gestion dédié à cet effet.

L’optimisation des déplacements permet aux entreprises de maximiser l’utilisation de la flotte en réduisant le nombre de véhicules nécessaires pour répondre à la demande. On peut ainsi réduire les coûts d’exploitation sans baisser la qualité de service. De plus, réduire le déplacement de certains véhicules permet de minimiser l’usure et, par la même occasion, d’économiser en réparation/maintenance.

La réduction de permet effectivement de réaliser des économies sur les couts de réparations, maintenances et entretiens, mais pas que… C’est aussi de cette manière qu’on peut bénéficier de véhicules fiables dans la flotte. On réduit ainsi les imprévus et les risques de panne. Et en cas d’imprévu ou de changement, une bonne planification des déplacements vise à avoir des véhicules en réserve pour anticiper justement ce type d’inconvénients.

Suivi et entretien réguliers des véhicules

Un autre aspect à ne jamais négliger dans la gestion de flotte d’entreprise est le suivi et l’entretien des véhicules. Il est important de suivre de très près les trajets, les données de consommation de carburant et, surtout, les alertes d’entretien. L’objectif est qu’on puisse planifier à l’avance la maintenance de sorte à ce qu’il n’y ait jamais de retard et, surtout pas, de panne.

En plus des entretiens préventifs, il faut aussi être réactif aux signalements des conducteurs. C’est du devoir du gestionnaire de flotte de mettre en œuvre toutes solutions permettant de détecter un problème avant qu’il ne survienne. Pour cela, il peut mettre en place un système de signalement et des agents vérificateurs compétents. Il faut minimiser le temps d’arrêt des véhicules.

D’un autre côté, il est aussi important de noter soigneusement tous les travaux d’entretien et de réparation effectués sur chaque véhicule. L’objectif est avant tout de pouvoir suivre l’historique des véhicules, planifier les prochaines interventions et éviter les travaux inutiles. Chaque intervention effectuée représente un manque à gagner et, même, une dépense supplémentaire. Si ce n’est pas nécessaire, il vaut mieux l’éviter.

Formation et sensibilisation des conducteurs

Enfin, dans la gestion de flotte, il ne faut pas négliger les conducteurs. On a tendance à négliger la responsabilité des conducteurs dans le processus. Pourtant, ce sont bien eux les premiers responsables de la sécurité et de l’efficacité de la flotte. Ainsi, il est essentiel de leur fournir la formation et les ressources nécessaires pour qu’ils puissent remplir convenablement leurs fonctions.

Un bon gestionnaire veillera à dispenser des formations régulières sur la sécurité routière, les bonnes pratiques de conduite et l’utilisation des équipements de sécurité. C’est une démarche qui permet de réduire drastiquement les risques d’accident qui coûtent cher pour une entreprise. Les bonnes pratiques de conduite peuvent aussi agir positivement sur la consommation de carburant, l’émission carbone de la flotte et l’usure des véhicules.

Enfin, pour inciter les conducteurs à mettre en pratique les connaissances acquises, on peut aussi mettre en place des programmes de bonification et des dispositifs de sanction. L’objectif est d’offrir des avantages aux bons conducteurs et de sanctionner les moins bons.